Capitolul I.

Dispoziţii generale

Autoritatea publică: Primăria municipiului Orhei;

Titlul funcţiei: Specialist principal;

Subdiviziunea structurală: aparatul primarului;

Codul funcției: H6040;

Nivelul funcţiei: funcție de execuție (fără statut de funcționar public);

Conducătorul direct: viceprimarul municipiului Orhei cu atribuții stabilite;

Conducătorul ierarhic superior: Primarul municipiului Orhei;

Colaborare internă: viceprimarii, secretarul Consiliului municipal, specialiștii, angajații din cadrul Primăriei;

Colaborarea externă: șefii, directorii, managerii șefi al instituțiilor din subordinea Primarului și Consiliului municipal, APL de nivelul II, serviciile descentralizate și desconcentrate ale APC, organizațiile internaționale și persoanele din exteriorul autorității, agenți economici conform atribuțiilor, indicațiilor/dispozițiilor aprobate;

Capitolul II.

Descrierea funcţiei

Scopul general al funcției:

Organizarea, desfăşurarea şi exercitarea lucrărilor de arhivare a documentelor în instituţie, pregătirea şi depunerea lor spre păstrare la arhiva internă şi la arhiva de stat pentru păstrarea şi valorificarea lor ulterioară;

Sarcinile de bază ale funcției:

1. Organizarea, desfăşurarea şi exercitarea lucrărilor de arhivare a documentelor în instituţie;
2. Pregătirea şi depunerea documentelor spre păstrare şi valorificarea lor ulterioară în arhiva internă a instituției;
3. Pregătirea şi depunerea documentelor spre păstrare şi valorificarea lor ulterioară în arhiva de stat în modul stabilit;

Atribuţiile de serviciu:

• Asigură, organizează și realizează întocmirea în modul stabilit a Nomenclatoarelor dosarelor pentru documentele instituției, cu indicarea termenelor lor de păstrare pentru domeniile și compartimentele de activitate ale instituției; elaborează instrumente de lucru pentru păstrarea în siguranță a integrității documentelor de valoare;
• Elaborează proiecte de Nomenclatoare pe domenii şi compartimente de activitate şi asigură avizarea lor în modul stabilit precum şi punerea lor în aplicare începând cu data de 1 ianuarie a fiecărui an, asigură corecta întocmire a documentelor care asigură gestionarea documentelor şi a informaţiilor arhivate;
• Asigură, organizează şi realizează acţiunile ce ţin de clasificarea documentelor rezolvate şi întocmirea dosarelor în modul stabilit, elaborează proiecte de acte administrative ce ţin de domeniul de activitate şi le aprobă în modul stabilit, asigură constituirea şi administrarea arhivei conform criteriilor stabilite în nomenclator; asigură prelucrarea colecţiilor de documente şi accesul optim al utilizatorului la documentele arhivate;
• Organizează, coordonează şi asigură activitatea Comisiei privind expertizarea valorii documentelor ţinând cont de cerinţele şi sarcinile stabilite, de determinarea termenelor de păstrare şi de nomenclatoarele dosarelor; organizează selectarea anuală a documentelor pentru păstrare permanentă sau pentru distrugere, selectează documentele şi dosarele pentru eliminare în modul stabilit; întreprinde acţiunile respective pentru stabilirea valorii istorice a documentelor;
• Întocmeşte în modul stabilit, inventarele dosarelor cu termen permanent şi termen lung de păstrare a documentelor pentru păstrarea lor ulterioară în arhiva internă a instituţiei, iar la finele fiecărui an calendaristic încheie nomenclatorul cu o înscriere privind numărul dosarelor la momentul respectiv;
• Monitorizează şi asistă funcţionarii în exercitarea corectă a lucrului privind respectarea cerinţelor de coasere, numerotare, completare a datelor dosarelor, volumelor, cărţilor pentru arhivare internă în modul stabilit cu termen temporar şi permanent de păstrare precum şi pentru asigurarea conservării informaţiilor documentelor arhivate intern;
• Efectuează la sfârşitul fiecărui an calendaristic pe copertele dosarelor inscripţiile necesare în modul stabilit, cu precizările corespunzătoare pentru arhivarea lor internă, verifică existenţa şi valabilitatea documentelor necesare;
• Monitorizează şi asistă funcţionarii în desfăşurarea acţiunilor ce ţin de păstrarea în compartimentul de muncă a dosarelor cu termen temporar de păstrare, pentru ca după expirarea termenului de păstrare fixat să fie eliminate în modul stabilit;
• Întocmește în modul stabilit inventarele dosarelor separat pentru dosarele cu termen permanent de păstrare; dosare cu termen lung de păstrare, dosarele personalului şi dosarele cu un anumit specific (registre de evidenţă a autorizaţiilor, certificatelor, cadastre etc.) pentru arhivarea lor în arhiva de stat;
• Monitorizează şi asistă funcţionarii în exercitarea corectă a lucrului privind respectarea cerinţelor de coasere, numerotare, completare a datelor dosarelor, volumelor, cărților cu termen temporar, lung şi permanent de păstrare, care urmează a fi transmise pentru arhivarea de stat în modul stabilit;
• Constituie în modul stabilit dosarele documentelor cu respectarea volumului şi componenței documentelor, verifică corectitudinea perfectării documentelor incluse, cu restituirea actelor neperfectate, nefinalizate şi respectarea principiilor sistematizării documentelor conform problemelor abordate;
• Organizează, coordonează şi asigură depunerea şi predarea în arhiva de stat în termenii stabiliţi şi în modul stabilit a dosarelor conform inventarelor respective;

Capitolul III.

Calificări profesionale

Studii: Studii medii de specialitate sau studii superioare absolvite cu diplomă de licenţă sau echivalentă, administraţie publică;

Experiență profesională: minim 1 an în cadrul administrației publice;

Cunoştinţe: legislaţia în domeniul administrației publice;

Abilități: planificare, organizare, coordonare, control, lucru cu informația, comunicare eficientă, aplanare a situațiilor de conflict, negociere, utilizarea mijloacelor tehnice de birou;

Aptitudini/comportamente: responsabilitate, receptivitate, respect față de oameni, obiectivitate, tendinţă spre dezvoltare profesională continuă, corectitudine, spirit de inițiativă, sinceritate, creativitate, flexibilitate, echilibru emoțional, disciplină, sociabilitate, atitudine pozitivă, autocontrol, adaptabilitate;

Responsabilităţi:

• răspunde de proiectele încredinţate spre executare;
• are obligaţia de a verifica desfăşurarea activităţilor ce ţin de proiectele încredinţate spre executare;
• are obligaţia de a informa de îndată administratorul despre orice deficienţă constatată sau eveniment petrecut în domeniul de activitate şi/sau în domeniul securităţii şi sănătăţii muncii, accidentele de muncă suferite de propria persoană sau de alţi angajaţi;
• răspunde de arhivarea în modul stabilit a materialelor administrate;

Împuterniciri:

• decide asupra modului de îndeplinire a sarcinilor trasate, în sensul obţinerii eficienţei şi eficacităţii maxime, fără afectarea disciplinei tehnologice şi a reglementărilor în vigoare;
• să solicite şi să primească de la angajaţii instituţiei informaţia şi suportul necesar pentru desfăşurarea activităţii sale;
• de a face parte din componenţa grupurilor de lucru pentru examinarea problemelor de specialitate;
• de a face parte din componenţa grupurilor de lucru pentru elaborarea proiectelor actelor administrative din domeniu;
• să execute şi alte activităţi în legătură cu sarcinile de serviciu precizate de persoanele care au acest drept;